مدیریت زمان – بخش اول

بعد از مدیریت بر مبنای پروژه ، نتیجه ای که باید گرفته شود از کلیه عملکردهای سازمان، مدیریت بهتر زمان است.

با توجه به اینکه امروز به اطلاعات بسیار بیشتری میتوان در زمان کمتری دست پیدا کرد، زمان کافی برای بررسی اطلاعات وجود نخواهد داشت.

امروزه دیگر نمیتوان کارها را به فردا موکول کرد زیرا کارهای امروز، در یک روز دیگر یا تبدیل به معضل شده اند یا دیگر موضوعیتی ندارند و از بین رفته اند.

بنابراین راهکارهای جدیدی ایجاد شده است که از مجموعه ی آنها بعنوان مدیریت زمان یاد می شود.

 

۷۵۱۵۷-۲۲۳۸۳۰-۱۳۹۹۲۷۵۹۴۶

 

مدیریت زمان را میتوان اینگونه تعریف کرد:

مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می‌کنند. [امیدوار، مجید]

 

برای استفاده موثر از زمان، تکنیکهایی وجود دارد که تقریباً در تمامی منابع به آنها اشاره شده است

 

  • نوشتن و تفکیک کردن کارها
  • اولویت بندی کارها
  • تقسیم بندی و تفکیک زمان انجام کارها
  • تعیین مدت زمان مشخص برای هر کار

 

اما اگر شما کارمند جایی باشید ، برای مدیریت زمان خود، علاوه بر موارد بالا، موارد زیر را میتوانید انجام دهید:

  1. لطفاً از شبکه های اجتماعی در محل کار خود استفاده نکنید. اگر واقعاً ضرورت دارد، نیم ساعت بعد از صرف نهار، زمان مناسبی است.
  2. چک کردن ایمیل های خود را طی ۵ دقیقه انجام دهید. ایمیل هایی که باید سریعاً پاسخ داده شوند را مشخص کرده و پاسخ به بقیه را به زمان دیگری موکول کنید.
  3. از صحبت کردن با همکاران بدون برنامه قبلی خودداری کنید. زمان دقیقی را برای این کار تعیین کنید. مثلاً ۱۰ دقیقه یا ۱۵ دقیقه با آقای فلانی. بعد از اتمام زمان، به میز کار خود برگردید
  4. از همکارانی که انتظار دارند شما همیشه در دسترس آنها باشید، خودداری کنید. خیلی محترمانه با کارکردن و دیرپاسخ دادن به آنها بفهمانید که شما کار دارید و بیکار نیستید.
  5. از پاسخگویی تلفنی به مدت طولانی جداً خودداری کنید.هر سوالی، نیاز به زمان پاسخگویی دارد. اگر ارزشش را دارد، لازم است به شما مراجعه کنند تا پاسخ خود را دریافت کنند.
  6. اگر تخصص خاصی دارید؛ مثلاً در اکسل متبحر هستید، مسلماً این مشکل را داشته اید که تلفن شما به صورت مداوم زنگ میخورد و شما تبدیل به حل المسائل همکارانتان شده اید. کمک به دیگران خوب است اما در این موارد معمولاً سوالها بعد از مدتی تکراری میشود و همکار شما به جای اینکه پاسخ را یاد بگیرد، فقط از شما میپرسد تا مشکلش در آن لحظه حل شود و بعد فراموشش میکند تا دفعه ی بعد. راه حلی که پیشنهاد میکنم این است: برای پاسخ به هر سوال یک ویفر، شیرینی، بستنی یا … مشخص کنید. با یادداشت کردن اسم آن فرد در سررسید خود، متوجه میشوید که بعد از مدتی ، سوالها بسیار کمتر شده اند.  😛
  7. از افراد شایعه پراکن به شدت دوری کنید. آنها وقت شما را با اطلاعات به درد نخور، میگیرند

من بهرنگ بینش هستم طراح سیستمهای هوش تجاری و داشبوردهای مدیریتی تخصص اصلی من طراحی برای شرکتهای پخش و توزیع و فروش است

دیدگاهی بنویسید

ایمیل شما منتشر نخواهد شدفیلد های ضروری نشانه گذاری شده است. *

*

4 − 2 =