داشبوردهای مدیریت – بخش سوم- واحد آی تی

حالا بعد از اینکه موارد گفته شده قبلی رو خوب بررسی کردیم و به این نتیجه رسیدیم که باید یک سیستم داشبورد مدیریتی داشته باشیم و فرهنگ سازمانی مون رو به قدری مناسب دیدیم که  داشبورد مدیریت رو فراهم کننده دانش سازمانی تشخیص دادیم، وظیفه ماست که به سراغ راه اندازی یک داشبورد مدیریت بریم.

البته این کار یک سری پیش زمینه داره که حتماً باید رعایتشون کنیم

اولین و مهمترین مورد اینه:

همکاری واحد آی تی شرکت رو در این کار بسیار مهم بدونیم و اونها رو غریبه محسوب نکنیم.

متاسفانه یکی از مشکلاتی که خود من همیشه باهاش درگیر بودم، این بوده که واحد آی تی همیشه فکر میکرده که من میخوام در کار اونها دخالت کنم

در حالیکه رسالت واحد آی تی در شرکتهای پخش، پشتیبانی فروش است نه انجام وظایف مرتبط با فروش

اینکه هر روز بریم سراغ واحد آی تی و بگیم این گزارش رو میخوام و اون گزارش رو میخوام، به نظر من توهین به جایگاه این واحد مهم در سازمان ماست.

همه واحدها مهم هستند ولی واحد آی تی در سازمان، وظیفه اش پشتیبانی از فرآیندهای ما است.

اگر واحد مالی ، صورتهای مالی رو میبنده و پاداش میگیره به دلیل اینکه سر موقع بوده، یا اگه واحد فروش از پاداش آکورد فروش بهره مند میشه، ارائه خروجی نهایی سیستم در اثر تلاش همکاران ما در واحد آی تی مقدور شده.

حالا اشکالات این واحد رو بخوایم بگیم و دلیل مسائلی که بین واحد های تحلیل فروش و واحد آی تی به وجود میاد :

میتونم بگم که متاسفانه واحد آی تی در شرکتهایی که من باهاشون برخورد داشتم یا دوستان نزدیکم در سازمانهای متبوعه شون باهاشون برخورد داشتن، به دلایلی همچون عدم آشنایی مدیران با علم آی تی، به روزنبودن سیستمهایی که در شرکت خریداری شده اند و … از خوشنامی برخوردار نیستند.

یعنی دید کلی اینه که واحد آی تی میخواد کل منابع رو در اختیار بگیره و یه کار کوچیکی که بهش میگیم، میندازه برای چند روز دیگه و کار ما رو بهش اولویت نمیده و ….

یه ماز منفی شده این مساله. آی تی یه کاری میکنه، چون قدر اون کار دونسته نمیشه، دفعه دیگه کمی با تاخیر انجام میده، نارضایتی به وجود میاد ، باز بهشون غر زده میشه، کار بعدی با تاخیر بیشتر همراه میشه و الی آخر همینطور مساله کش میاد.

متاسفانه بعضی از مدیران آی تی هم در مواردی که بسیار حساسه، سیستم رو با اشکالی مواجه میکنند که کل فعالیتهای شرکت متوقف میشه تا وجود خودشون رو توجیه کنند و به مدیران ارشد  شرکت نشون بدن که باید مثلاً با درخواست وام اونها موافقت بشه یا افزایش حقوق بهشون داده بشه که این کار بسیار کار خطرناکیه و اصلاً توصیه نمیکنم.

زیرا ممکنه مدیریت ارشد سازمان با توجه به ماجرای چراغ روشن، اقدام به اخراج کل تیم آی تی کنه.

 

(ماجرای چراغ روشن، برگرفته از داستان زیر است)

چراغ روشن!!!!

برگرفته از وبلاگ جغد

Owl.blogsky.com

 

یک مهندس خبره قبل از بازنشستگی اش به تکنسین زیر دستش هشدار داد که همیشه، کم حرف بزند و بیشتر کوش بدهد. این را هرگز فراموش نکن. هر کس که با مهارتش زندگی می کند، باید جایگاهی جانشین ناپذیر در کارش پیدا کند. آن تکنسین حرف های معلمش را به خاطر سپرد و آن را آویزه گوشش کرد.

پس از ده سال او با تلاش های مداوم خود یک مهندس خبره و تمام عیار شد. روزی پیشاستادش رفت و به او گفت: استاد، من تا الان هیچ وقت حرف های شما را فراموش نکرده ام و دقیقاً به آن عمل کرده ام. در مقابل هیچ مشکلی، اعتراضی نمی کنم و تمام تلاشم را برای حل مشکل می کنم. خدمات زیادی به کارخانه کرده ام اما چیزی که مرا خیلی آزرده خاطر می کند، این است که کسانی که از من مهارت و تجربه کمتری دارند بیشتر از من حقوق می گیرند و در پست های بهتر و بالاتری مشغول به کار هستند.

استاد از او پرسید: آیا مطمئنی که الان خودت و کارهایت جایگزین ناپذیرند؟ مهندس جوان فکری کرد و جواب داد: بله.

استاد خندید و گفت: پس وقت آن است که یک روز مرخصی بگیری.

مهندس جوان با تعجب پرسید: مرخصی بگیرم؟

استاد او گفت “بله” و ادامه داد: ” به هر بهانه ای که شده یک روز مرخصی بگیر. هیچ کس متوجه چراغی که همیشه روشن باشد، نمی شود و فقط اگر یک بار خاموش شود، توجهدیگران را به حضورش جلب خواهد کرد.

تکنسین منظور استادش را فهمید و یک روز مرخصی گرفت. روز بعد وقتی سر کارش حاضرشد، رییس کارخانه او را صدا کرد و گفت که او را به عنوان مهندس کارشناس کل کارخانهانتخاب کرده و حقوقش را دو برابر اضافه کرده است. در حقیقت، همان روزی که مرخصی گرفته بود، کارخانه با مشکلات بزرگ و زیادی رو به رو شده بود و بدون حضور او هیچ کسی نتوانسته بود آنها را حل کند.

مهندس جوان خیلی خوشحال شد و احترامش نسبت به استادش بیشتر از گذشته شد. زندگی او با حقوق دو برابر بهتر شد و بعدها هم وقتی احساس می کرد حقوقش کافی نیست، از کارش مرخصی می گرفت و تا برگشت می دید که حقوقش باز بیشتر شده است.

سر انجام دیگر مهندس جوان خودش هم فراموش کرد که چند بار مرخصی گرفته است. فقطآخرین باری که پس از مرخصی به کارخانه برگشت، نگهبان کارخانه او را در آستانه در متوقف کرد و گفت: دیگر لازم نیست سر کار بیایید. شما از کارتان برکنار شده اید.

مهندس جوان در حالی که به شدت ناراحت شده بود، دوباره پیش استاد پیرش رفت و پرسید: استاد، من همه کارهایم را مو به مو مطابق توصیه های شما انجام دادم. اما چرا حالا این نتیجه را گرفته ام؟

استاد جواب داد: آن روز بدون این که صبر کنی تا حرف هایم تمام شود، با عجله رفتی. درست است که گفتم هیچ کس متوجه چراغی که همیشه روشن باشد، نمی شود و اگر فقط یک بار خاموش شود، توجه دیگران را به حضورش جلب خواهد کرد اما، اگر همیشه خاموش باشد، به چشم دیگران فقط یک دردسر به نظر می رسد و کسی به یک چراغ خراب و بی فایده نیاز ندارد.

از طرف دیگه، مدیران نیز به دلیل اینکه نمیدونند که فرآیند تهیه یک گزارش یا یک تغییر در سیستم چطوری است، حتی تاخیرهای مربوط به تحلیل برنامه ها و ساختار دیتابیس رو عمدی میدونند

مثلاً مدیر از واحد آی تی میخواد که از این به بعد به جای اینکه تعداد کارتن در سیستم ثبت بشه، بر اساس تعداد عددی هر محصول اطلاعات رو ثبت کنه.

به ظاهر، خیلی راحته. توی فرم به جای اینکه بنویسه کارتن، بنویسه عدد

این در ظاهر قضیه است

اما در باطن، برنامه نویس باید این موارد رو تغییر بده

  1. واحد کالا در انبار
  2. قیمت واحد کالا در زیر سیستم مالی
  3. نحوه قیمت گذاری بر اساس فایفو یا میانگین بر اساس قیمت تعدادی
  4. دریافت ضایعات بر اساس تعداد
  5. محاسبه بهای تمام شده بر اساس تعداد
  6. محاسبه پورسانت بر اساس تعداد
  7. تغییر در ساختار دیتابیس برای اینکه تبدیل واحد رو سیستم بپذیره
  8. تغییر در کلیه گزارشات در کلیه زیرسیستمهای مرتبط

و البته موارد دیگه ای که بنده چون برنامه نویس نیستم، نمیتونم نظر بدم

حالا یه دفعه مدیر میگه که ای بابا. آی تی ما هم به هیچ دردی نمیخوره

در شرکت فلان که من بودم، گفتم این اطلاعات رو بر اساس تعداد به من گزارش بدن؛ یه جوانی بود اونجا که نیم ساعته این کار رو برام انجام داد. اینجا نوشته بود کارتن، جلوش نوشته بود معادل عدد

در حالیکه جنس این دو موضوع با هم کاملاً فرق میکنه

بله، تهیه این گزارش نیم ساعت هم زیاده براش.چون باید بره از دیتابیس تعداد رو بخونه و ضربدر تعداد کارتن کنه و نمایش بده

توجه کنید که فقط قراره نمایش بده اطلاعات رو و اصلاً قرار نیست که در سیستم ثبت و ضبط بشه یا در جای دیگه ای ازش استفاده بشه

بنابراین پیشنهاد بنده به طرفین دعوا (مدیران و آی تی) اینه که لطفاً تیم آی تی در یک سری اسلاید ، روند کار و فرآیند کار رو به صورت تصویری با نمایش زمان به مدیران نشون بده. براشون تو سیستمهای اتوماسیون ارسال کنه. تلاش کنه در هر موقعی که میتونه، حتی برای نیروهای رده پایین تر در سازمان، کلاس آموزشی در این زمینه برقرار کنه تا درک مشترک حاصل بشه.

از طرف دیگه از مدیران هم میخوام که حتی اگه نمیخوان نیروهای زیردستشون بفهمند که اطلاعاتشون در این زمینه کمه، با استفاده از سی دی های آموزشی یا کلاسهای آموزشی یا یه دانشجوی کامپیوتر، آموزش کلی رو برای خودشون سرمایه گذاری کنند.

و بعد از اون، با توجه به اطلاعاتشون و کمک یه نفر مشاور برای ۳۰ ثانیه، اگه متوجه شدند که تیم آی تی در حال گذاشتن چوب لای چرخ شرکته، فوراً عذرشون رو بخوان ولی اگه دیدن که تیم آی تی داره درست عمل میکنه، بهش وقت بدن تا سیستم رو کنترل کنه

اطلاعات در دیتابیسها با Flag مشخص میشه. کافیه به دلیل فشارهای بی دلیل، تیم برنامه نویسی شما به جای اینکه بنویسه -۱ ، اشتباهاً مینویسه صفر و از این اطلاعات در گزارش استفاده میکنه و نهایتاً شما تصمیم اشتباهی میگیرید و بعدش همه تقصیرها رو میندازید گردن برنامه نویس در واحد آی تی.

اینجا شما ضرر کرده اید در حالیکه میتونستید جلوش رو بگیرید.

اشکال دیگه تیمهای آی تی معمولاً اینه که فکر میکنند هر کسی که میخواد یه ذره اطلاعاتی بیشتر از گزارشات سیستم داشته باشه و دستش میره به طراحی، میخواد در کار تخصصی اون دخالت کنه.

حکم کلی نمیشه داد که این حرف درست باشه. اما میشه گفت که اصولاً تیم فروش یا تیم مالی ؛ ذهنیت متفاوتی از تیم آی تی دارند و جور دیگه ای فکر میکنند.

بنابراین نه تنها ما اون تخصص رو نداریم ، بلکه دوست هم نداریم که وارد اون حیطه بشیم. (ما یعنی تیم برنامه ریزی و توسعه فروش، تیم تحلیل یا …)

بیشتر به این دلیل یک سری اطلاعاتی رو خارج از قاعده میخوایم که اولاً نمیتونیم برای واحد آی تی توضیح بدیم که به چه دردی میخوره. چون تیم آی تی با صفر و یک کار میکنه و ذهنش کاملاً کد شده است. اما تیم فروش دلش میخواد موارد گوناگون رو تست کنه و ببینه که چطور میتونه به فروش شرکت کمک کنه

ذهنش آشفته است.

تیم آی تی، خیلی مرتب و منظم و طبق اصول پیش میره ولی تیم فروش کلی کاغذ دوروبرش ریخته و از این کاغذ میره روی اون کاغذ و اینو برمیداره و اون یکی رو میذاره و هی افراد مختلف رو نگاه میکنه تا دید کلی ای با این کار به دستش میاد، بهش کمک کنه تا موارد خارج  از قاعده رو شناسایی کنه.

یعنی متوجه بشه که چه واحدی داره نسبت به عملکرد کلی شرکت ضعیف تر عمل میکنه یا اینکه کدوم شعبه داره عملکرد استثنایی نشون میده.

اصولاً در فروش، عملکرد خیلی خوب، خیلی بد و خیلی میانگین رو باید بهش مشکوک بود و تلاش کرد روند کلی رو فهمید که آیا سوء نیت در کار بوده یا اینکه نه، اقتضای صنعت در اون شعبه اینطور خروجی نشون میده.

حالا شما این دو تیم رو میخواید به زمان مشترک برسونید و فروش توضیح بده به آی تی که من این رو میخوام. معلومه که ارتباطشون به درگیری منتهی میشه به خصوص اگه مواردی هم از قبل با هم داشته باشند.

ولی کافیه که هر دو تیم به یکنفر اعتماد داشته باشند و اون بشه مترجم برای هر دو گروه. اونوقته که نفع اینکار رو سیستم میبره و اوضاع از حالت بحرانی خارج میشه .

پیشنهاد شماره ۱ در زمینه راه اندازی سیستم هوش تجاری این خواهد بود:

کنار گذاشتن پیش فرضها و استفاده از تمامی قدرت تیمهای در گیر در فرآیند

 

پیشنهاد دوم : بالابردن دانش آی تی برای مدیران غیر آی تی

پیشنهاد سوم : نمایش فرآیند های نمونه توسط واحد آی تی برای سایر پرسنل شرکت

 

من بهرنگ بینش هستم طراح سیستمهای هوش تجاری و داشبوردهای مدیریتی تخصص اصلی من طراحی برای شرکتهای پخش و توزیع و فروش است

دیدگاهی بنویسید

ایمیل شما منتشر نخواهد شدفیلد های ضروری نشانه گذاری شده است. *

*

8 + پانزده =